Gestão de Projetos: Entenda o que o sistema Kanban

Quer aprender sobre Gestão de Projetos? Nesse artigo te explicamos o que é o sistema Kanban, como aplicá-lo em sua empresa e dicas importantes sobre ele. Vem com a gente!

Técnicas de organização de trabalho e otimização de tempo vem sendo desenvolvidas e aprimoradas através dos tempos, por isso, antes de começarmos a falar sobre o sistema Kanban é importante que fique claro que não estamos tratando de um sistema revolucionário e sim evolucionário.

Trata-se de uma proposta que preza pela melhoria contínua, com base nos históricos que geramos ao longo da jornada.

Com esse método iremos trabalhar a gestão a vista, gargalos, eficiência de fluxo dentre outros. Para que tenhamos sucesso com esse método é muito importante termos a clareza dos objetivos da organização, do produto, da squad em questão e estas informações têm que estar disponíveis em todos os níveis.

Outro ponto que vale a pena ressaltar é que não iremos tratar do quadro Kanban, que é apenas parte do todo, e sim sobre o método Kanban, ok?

Muita gente se pergunta como fazer para implementar o método Kanban, e por onde começar. Comece por onde você está, pelo seu estado atual seguindo os 8 passos do Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (ou STATIK), e que segundo o pai do Kanban, David Anderson, é o coração do método.

Antes de falarmos dos 8 passos, porém, é importante ressaltar que estamos tratando de um pensamento sistêmico (System Thinking). Aqui buscamos por padrões dentro da organização, ao invés de buscar padrões dentro das pequenas partes desta mesma organização.

Vamos aos passos:

Entre todos os pontos que abordaremos, este é o mais importante do processo. Antes de colocar qualquer ideia e método em prática é necessário antes ter amplo conhecimento sobre o contexto. Aqui podemos usar técnicas como Elevator Pitch.

Uma breve descrição sobre Elevator Pitch retirada do WikiPedia

“O termo “discurso de elevador” remete a ideia de uma fala ou diálogo breve e objetivo que um indivíduo utiliza para discursar a respeito de um produto, serviço ou uma organização, demonstrando seus benefícios e valores, despertando o interesse do interlocutor. A analogia ao elevador se deve ao fato de que o tempo gasto para esse discurso deve durar de trinta segundos a dois minutos, o que dura uma curta "viagem" ou deslocamento utilizando um elevador comum.”

Um modelo sugerido pelo Luiz Rodrigues da K21.

“NÓS COMO <quem somos nós>

PROVEMOS <o que a gente faz>

PARA <cliente>

A FIM DE <motivo pelo qual o cliente nos procura>”

Neste passo devemos focar nas insatisfações com o processo atual, pois são elas que nos darão base para trabalharmos com as melhorias contínuas. Lembrando que o método Kanban é fundamentalmente baseado em melhoria.

Neste passo será feito o levantamento das atividades nas quais os colaboradores estão atuando, se existir um quadro com o mapeamento das atividade, podemos retirá-las de lá.



É importante que as atividades estejam alinhadas ao pensamento sistêmico, e ao propósito do (passo 1). Sempre devemos fugir do que “meu chefe solicitou”.

Na descrição das atividades é importante deixar claro qual é a atividade, quem solicitou e qual é a frequência das solicitações. Uma atividade semelhante, com muitas solicitações, pode significar um “tipo de demanda”.

Aqui analisaremos a capacidade produtividade dos colaboradores, quantos itens são entregues por dia, por semana, quanto tempo se leva para entregar um item, os tipos de itens que estão sendo trabalhados.

Muitas vezes não conseguimos obter as informações por conta da falta de maturidade do time no processo, é neste momento que aproveitamos para explicar os conceitos das métricas de eficiência e de negócio. Leia mais sobre métricas aqui.

Neste passo faremos a análise do Workflow das atividades priorizadas. É uma boa prática a priorização das atividades. Workflow significa etapas do fluxo que as atividades percorreram.

Classes de serviço ajudam a identificar a qual grupo as atividades pertencem. As classes de serviço que utilizamos no kanban são:

• Expedite: São atividades que se não forem atendidas o quanto antes, poderão gerar um prejuízo enorme à companhia.
• Fix Date: São atividades que precisam ser realizadas até o prazo. Exemplo: Black Friday, se não atendida até a data do evento, a atividade perde o sentido.
• Normal: São atividades que conseguimos planejar.



Intangível: São atividades que precisam de um detalhamento

É neste passo que iremos desenhar o quadro Kanban baseado nos levantamentos que fizemos nos passos anteriores. As etapas mapeadas no Workflow viram as colunas. As principais atividades em andamento tendem a virar demandas. As Classes de Serviços viram swinlanes (Raias).

Dicas:

• Devemos ter o cuidado para não estabelecer um sistema mais complexo do que o necessário
• O sistema deve ser evolucionário, partindo do momento atual
• O principal ganho é a gestão visual

Nesta etapa iremos materializar o desenho realizado no passo 7. É muito comum quando temos times fisicamente em um mesmo local. Por isso, montamos o quadro em uma parede para que todos tenham a visibilidade, também podemos utilizar ferramentas de gestão digitais como: Kanban Flow e Trello.

Depois de finalizar o passo é muito importante coletar feedbacks dos stakeholders, executivos, diretos de todas pessoas que estão envolvidas no sistema e que não participaram dos passos anteriores.

Você deve estar se perguntando, devemos aplicar os 8 passos para implementarmos o método Kanban? Existe alguma ordem para aplicar?

Não existe uma receita de bolo. Podemos ou não aplicar os 8 passos e não existe uma ordem definida, depende das especificidades de cada projeto.

“Pare de começar e comece a terminar”. Foco nas atividades que estão mais à direita do fluxo. Essas são metáforas que usamos muito no mundo da agilidade. Limitar o Trabalho em Andamento vem para nos ajudar a:

• manter um sistema puxado, como dizemos no mundo da agilidade. :)
• encorajar o time a terminar uma atividade antes de puxar uma próxima
• a identificar ineficiências no fluxo
• melhorar a visualização das atividades em andamento
• aumento de produtividade

Veja a definição de Kaizen retirada do Wikipedia.

“Kaizen (改善?), (do japonês, "melhoria" ou "mudança para melhor"), refere-se à filosofia ou às práticas que incidem sobre a melhoria contínua dos processos de manufatura, engenharia, gestão de negócios ou qualquer processo, tais como na área da saúde, psicoterapia, life-coaching, governos, bancos e outras indústrias. Quando usado no sentido de negócio e aplicado ao local de trabalho, o kaizen refere-se a atividades que melhorem continuamente todas as funções e envolve todos os funcionários, desde o chief executive officer (CEO) até os trabalhadores da linha de montagem. Também se aplica a processos, como compra e logística, que cruzam fronteiras organizacionais da cadeia de suprimentos. Ao melhorar as atividades e processos padronizados, kaizen tem como objetivo eliminar o desperdício (ver manufatura enxuta). O kaizen foi implementado pela primeira vez em várias empresas japonesas depois da Segunda Guerra Mundial. Desde então, o kaizen espalhou-se por todo o mundo.”

Durante a leitura do blog você se deparou algumas vezes com as frases sistemas evolucionários, melhoria contínua. Pois bem, mas como devemos avaliar o processos? Em que momento devemos fazer estas avaliações?

Podemos definir uma cadência para que possamos reunir todos os colaboradores envolvidos no processo, para avaliarmos a eficiência do nosso fluxo. Neste momento temos que ter o cuidado de que a sessão não vire uma sessão de lavagem de roupa suja. A ideia não é ficar apontando o dedo e muito menos arrumar um culpado e para nos ajudar a tornar a sessão produtiva e sair com planos de ações claros e efetivos utilizamos as métricas de fluxo.

Aqui a dica é não buscar planos de ações que revolucionem o sistema como um todo, pois isso pode gerar um desgaste desnecessário no time, frustrações por não conseguir evoluir o sistema como o necessário e além do tempo que pode se levar agregar o valor desejado. O foco deve ser em planos de ações que gerem valores imediatos, que tragam um conforme ao dia a dia da equipe, para que consigamos uma melhorar produtividade e qualidade das entregas. 

Uma boa prática é selecionar apenas 3 planos de ações para acompanhar durante o dia a dia do time. Durante a sessão será gerado um backlog com os planos de ações, a equipe deverá votar naqueles que eles entenderem que irá agregar maior valor, seleciona-se os 3 mais votados e colocamos no backlog de atividades da equipe para acompanhamento.

Abaixo um gráfico que exemplifica bem o cenário:

Veja a definição de kaikaku retirada do Wikipedia.

"Kaikaku'' (palavra japonesa para "mudança radical") é aplicado sobre as mudanças fundamentais e radicais para um sistema de produção. Por outro lado, o Kaizen é focado em pequenas alterações incrementais. Ambos Kaizen e Kaikaku, podem ser aplicados a outras atividades que têm origem no Sistema Toyota de Produção.”

E para quem achou que o Kanban não tem suas cerimônias, reuniões ou ritos como queiram. Tem sim senhor! Damos nomes a estes eventos de cadência. Mas porque cadência?

No intuito de garantir o sucesso do sistema Kanban, é de suma importância que paremos em alguns momentos para avaliar os itens em andamento, revisar o sistema, reabastecer o time de demanda, planejar novas demandas dentres outras.



Quais são as cadências?

• Objetivo: Acompanhar o andamento das atividades que estão no downstream (fase de construção). É uma boa prática o time executar essa cadência no quadro kanban, avaliando sempre da direita pra esquerda.
• Quem participa: Time que está trabalhando no desenvolvimento do produto e o facilitador
• Frequência: Diariamente.
• Duração: 20 minutos.

• Objetivo: Abastecer o sistema Kanban com novas demandas, que deverão estar priorizadas de acordo com o backlog das demandas. Uma boa prática desta cadência é avaliar as dependências, riscos técnicos, sequenciamento e lote de atividades.
• Quem participa: Time que está trabalhando no desenvolvimento do produto e o facilitador.
• Frequência: semanal ou conforme a necessidade.
• Duração: 30 minutos.

• Objetivo: A medida que o time de desenvolvimento for finalizando o desenvolvimento dos produtos, eles precisam puxar novas demandas. É neste momento que devemos planejá-los. É uma boa prática avaliarmos quando houver a possibilidade de entregas menores (MVP) para coleta de feedbacks.
• Quem participa: Facilitador, time que está trabalhando no desenvolvimento do produto, as partes interessadas no produto, inclusive quem recebe e dá o aceite no produto.
• Frequência: Varia de acordo com a cadência de entrega.
• Duração: 2 horas.

• Objetivo: Chegou o momento de avaliarmos o sistema kanban, definir planos de ações para pontos que precisam de evolução. É uma boa prática que está avaliação seja baseada nas métricas do fluxo.
• Quem participa: Time que está trabalhando no desenvolvimento do produto e o Facilitador.
• Frequência: Semanal ou por necessidade de demanda.
• Duração: 2 horas.

Agora que você entendeu o que o Kanban não é um simples quadro de organização de trabalho e tudo que o envolve, você já está pronto para aplicá-lo no seu negócio. 

Continue acompanhando o nosso blog para mais conteúdos como esse e não deixe de nos deixar uma mensagem caso tenha alguma necessidade ou dúvida sobre o que abordamos, nossa equipe pode ajudá-lo a encontrar a melhor solução para o seu negócio e guiá-lo para as melhores escolhas! 

Referência: https://k21.global/blog/o-que-e-statik-dicas-aplicar-kanban