Gestão de Projetos: como evitar muitas horas extras

Quer aprender Gestão de projetos, nesse artigo vamos te ensinar como evitar horas extras e o que fazer para isso. Fique por dentro desse conteúdo!

Este artigo é para você que está sofrendo junto com o seu time e equipe de trabalho, por se dedicar muitas horas por dia, muitas vezes além do planejado, tendo que fazer horas extras e ainda assim, não conseguir cumprir com os objetivos planejados.

Você recebe reclamações e cobranças diárias do seu líder de que seu time não está cumprindo com as datas de entrega, mesmo trabalhando 24 x 7?

Ou outra situação oposta: o seu time vive reclamando que está trabalhando muito e que não tem uma qualidade de vida, que não consegue ir para uma academia, nem consegue estudar?



Nos acompanhe nesta leitura, que vamos te explicar um pouco como é possível organizar seu dia a dia para começar a obter números e entender as causas desse volume de trabalho, que, na maioria das vezes, sequer agrega valor.

Entenda qual é a quantidade de demandas que chega para o time atender, versus a capacidade produtiva que seu time é capaz de suportar. Trocando em miúdos, seu time deve estar trabalhando em muito mais coisas que realmente ele consegue entregar. Aqui vai uma frase de efeito: Começar a entregar e parar de começar.



Mas como posso fazer isso?

Desenhe um quadro em uma parede, Excel, Trello, Kanban, Flow, ou em alguma ferramenta que sua empresa ou que você tenha acesso com as seguintes etapas:

Observação: Como estamos na era do trabalho híbrido é muito importante que essa ferramenta seja on-line e que todos os colaboradores tenham acesso.

Após definir a ferramenta e ter feito o desenho do quadro, peça que o seu time pare de fazer o que está fazendo e preencha o quadro com as demandas que eles têm a executar, que estão executando e o que eles entregaram.

Crie avatares para identificar as pessoas e para que os responsáveis pelas demandas fiquem visíveis.

Depois que todos tiverem preenchido o quadro, faça uma revisão das demandas e peça para que eles comentem sobre as demandas que estão em andamento, no intuito de identificar riscos, possíveis bloqueios, dependências e data de entrega. 

Feita a revisão, combine um horário com o time para que todos os dias naquele mesmo horário, eles se reúnam e passem pelo quadro para atualizar as demandas, focando nos itens citados anteriormente, o que chamamos de “Daily” .

Esse rito não deve durar mais que 30 minutos e todos devem participar. Outro ponto importante é que este rito não pode se tornar uma reunião de status. O foco dela deve ser em resolver os riscos, bloqueios, dependências e quando será feita a entrega.

Sugestões:

• Crie avatares para identificar os responsáveis pelas demandas;
• Coloque demandas com maior prioridade no topo da fila;
• Faça o rito da direita pra esquerda de cima pra baixo;
• Caso o tempo de apresentação de uma demanda fique extenso, é melhor que se reúnam em um outro momento, em fóruns específicos;
• 1 avatar não pode estar em mais de uma demanda, no entanto, uma demanda pode ter mais de um avatar;
• Crie formas de identificar demandas de alto risco e que possuem algum tipo de bloqueio (seja por indefinição, ou por falta de estrutura, por exemplo).

Identificado as demandas, rito instalado, quadro fluindo, chegou a hora de entender as entradas das demandas, ou seja, quem são os solicitantes ou demandantes como preferir.

É importante, conversar com cada demandante no intuito de entender as solicitações e deixar alinhado com eles que a partir de agora as solicitações devem passar por você e não mais diretamente aos colaboradores do time.

No 1° momento, haverá uma resistência e até um incômodo, pois isso pode ser visto como burocratizar o processo. No fundo você quer identificar os gargalos e entender o motivo de tantas horas trabalhadas e a insatisfação do seu time.

Deixe claro, que todo esse trabalho se faz necessário para melhorar o atendimento das demandas, entrega dentro do prazo e para que você também não corra o risco da insatisfação do time por ter que trabalhar mais horas.

É importante também alinhar com o time, que a partir desse momento, eles não devem aceitar nenhum tipo de demanda, que não seja priorizada por você.

Outro fator importante é que o seu gestor direto deve “comprar” a ideia, porque senão, vocês continuarão tendo um trabalho desgastante e ineficiente.

Uma forma de ajudar no engajamento das pessoas, é mostrar todos os problemas que estão levando o time a ter muitas horas extras. Você pode montar um diagrama de Ishikawa, ou espinha de peixe.

Feito todos os alinhamentos, comece a identificar as demandas, por exemplo, colocando cor no seu quadro de gestão de demandas.

Sugestões de como se organizar em relação às demandas e evitar horas extras:

• Azul para demandas legais (exemplo: Órgãos Reguladores)
• Verde para demandas planejadas
• Cinza para demandas que são para sanar dúvidas
• Vermelho para demandas que precisam de correção

Peça aos demandantes que descrevam a demanda em poucas palavras, deixando claro as expectativas e resultados esperados.

Abaixo um template:

Eu...

Necessito...

Para Resolver...

Exemplo:

Eu Bruno Guimarães

Necessito de um Scooter Elétrica

Para resolver o meu problema de locomoção até o meu trabalho.

Faça também uma priorização das demandas com os demandantes. Use a técnica de MoSCoW.

A técnica de MoSCoW é muito utilizada em gestão de produtos ou gestão de projetos. Ela nos ajuda a identificar a prioridade e importância da demanda.

Tenho que fazer (Must have)

Aqui podemos classificar aquelas demandas de alta importância e alta prioridade, como por exemplo demandas legais.

Devo fazer (Should have)

São aquelas demandas que conseguimos planejar, ou seja, demandas que são importantes, mas que é possível aguardar um pouco, pois não são prioridades do ponto de vista estratégico da empresa.

Poderia fazer (Could have)

São aquelas demandas que podemos atender no tempo do time, não são demandas importantes e nem que trará uma satisfação ao cliente final.

Não será feito (Por enquanto) (Wouldn’t have)

São demandas que têm baixa importância e baixa prioridade para o negócio. Ou seja, não agregará nenhum tipo de valor.



Deixe todas essas informações visíveis nas demandas representadas no quadro e alinhadas com o time. Coloque as demandas com maior prioridade no topo da fila. Peça para o time identificar na demanda a data de atendimento e assim, quando o time entregá-la, você poderá fazer uma conta rápida e saber quanto tempo o time levará para atender uma determinada demanda.

O que faço com esse monte de informação?

De que serviu toda essa estruturação de processo?

Agora, você já consegue extrair o tempo que uma demanda leva, quantos bloqueios, quais os tipos de bloqueios e o tempo que uma demanda fica bloqueada, qual é o risco/exposição do seu time em relação a uma demanda.

Você começará a ter números suficientes para justificar porque o seu time está fazendo muitas horas extras.

Com esses números, você poderá quinzenalmente, reunir todo o time e passar pelos números e elaborar planos de ações que tragam ainda mais eficiência para o dia a dia, escrita de demandas, elevar a satisfação do time, dentre outras situações.

E o mais importante, você começar a blindar o time das interrupções, um dos grandes fatores que contribui para se fazer muitas horas extras.

Mas organizar resolverá meu problema de horas extras?

Isso por si só não resolverá. Mas, trará para você números e clareza de como está o funcionamento do seu processo. Com essas informações, você poderá trabalhar planos de ações efetivos, com base no histórico produzido pelo seu time.

Sendo assim, essa organização se faz importante, pois é o que te dará números para entender a eficiência do seu fluxo.

E, igualmente importante quanto a organização que é feita no processo, é preciso ter resiliência, pois não faltarão apontamentos dizendo que o processo não trará as informações esperadas, que o processo é falho dentre outras resistências.

Seja resiliente e prove com números e as informações que terá em mãos para garantir a sustentabilidade do processo.

Lembre-se, não queremos revolucionar a empresa, área, setor no qual estamos trabalhando. Mas sim evoluir. Para isso se faz necessário um passo de cada vez.



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