Gestão de Projetos: Estimativas em Projetos

Quer aprender mais sobre Gestão de Projetos? Nesse artigo vamos explicar quais as diferenças entre estimativas em projetos e previsibilidade. Quer entendê-las? Então vem com a gente!

Onde quer que você esteja, em algum momento de sua vida você já deve ter feito mudança de casa. E no processo de embalagem de seus pertences você deve ter reparado em um monte de caixa. Nesse momento, é normal constatarmos: “nossa não sabia que havia tanta coisa assim”. Aplicando isso ao nosso mundo de projetos, essas são algumas perguntas que devemos responder sobre o nosso time, especialmente quando estamos pensando em mudanças. Quanto o seu time entrega? Qual é o volume de demandas que seu time entrega por semana? Essas questões todas estão ligadas ao conceito de estimativas em projetos, seu time precisa ser mais previsível, seu time precisa ser mais assertivo.

Vamos combinar desde já que estimativa é apenas uma estimativa. Não tome isso como verdade absoluta, ou sua estimativa estará fadada ao erro. 

Para isso dar certo, se faz necessário um acompanhamento e caso tenha errado ao estimar, seja transparente com o seu cliente e replaneje.

Importante ressaltar também, que a estimativa é subjetiva e cheio de incerteza, por exemplo: o que é grande pra mim não é grande pra você e o que é pequeno pra mim, pode não ser pequeno pra você. Fora que há agentes e fatores externos fora do nosso controle. 

Então isso significa que você deve parar de estimar?

Caso você já tenha um fluxo de trabalho bem definido sugerimos que você faça uma leitura no artigo de métricas , nele você encontrará algumas métricas, que poderá trabalhar com o seu time. 

Caso não, sugerimos então que leia o capítulo STATIK do artigo de Kanban. Nele você saberá como criar o seu fluxo de trabalho, é muito importante que você tenha um fluxo de trabalho bem definido, pois é dele que extraímos as informações para que possamos melhorar a nossa previsibilidade.

Para calcular o tempo e os recursos necessários para concluir um projeto, precisamos de um plano detalhado envolvendo todas as tarefas, estimativas, orçamento necessário, membros da equipe, levando em conta suas habilidades, experiência e assim por diante. Para simplificar essa fórmula, podemos combinar a maioria dos critérios e obtê-lo:

• Número de tarefas necessárias para serem concluídas;
• A duração dessas tarefas;
• O número de membros da equipe trabalhando nessas tarefas;

O que é bom nessa fórmula do ponto de vista de um gerente de projeto é que todas as três perguntas podem ser efetivamente respondidas, se o número exato de tarefas for conhecido. 

Em outras palavras, se você é experiente e conhece bem sua equipe, você pode facilmente dizer quanto tempo cada tarefa levará para completar e quantos membros da equipe você precisa para trabalhar nisso.

É aqui que o Top-Down e o Bottom-Up se aproximam. Embora os cálculos possam ser feitos usando qualquer um dos dois, há uma série de diferenças entre eles e cada um deve ser usado em um cenário correspondente para efeito máximo.

A abordagem top-down se concentra no projeto principal entregue e o divide em pequenos pedaços de trabalho necessários para serem feitos, até que, finalmente, todas as tarefas a fazer sejam claras." 

A abordagem Bottom-Up se concentra nos membros da equipe resolvendo todas as fases e tarefas do projeto para formar o final de entrega" – Isso é realizado por toda a equipe logo de cara e todos os pequenos detalhes são retirados desde o início.

A abordagem Top-Down funciona bem se o projeto estiver claramente definido, tem uma meta final clara e há exemplos anteriores de tais projetos em que se pode usar uma diretriz. Todas essas informações permitem definir rapidamente as principais tarefas e as distribuir em pedaços menores de tarefas diárias.

Essa abordagem é adequada para casos em que você não tem muito tempo para responder à pergunta final "quanto tempo vai demorar?", e, ao mesmo tempo, tem muitos dados para trabalhar.

Embora a abordagem Top-Down possa ser útil em termos de rápidas (e bastante realistas) estimativas de tempo e orçamento, certamente haverá problemas que surgirão em algum lugar no processo de fazer todas as tarefas. A questão é que é impossível pensar sozinho em todos os detalhes.

Ao contrário da abordagem Top-Down, o Bottom-Up envolverá toda a equipe no processo de definição das tarefas necessárias para concluir um projeto, permitindo considerar todos os detalhes e chegar a uma figura muito mais específica.

Usando o exemplo acima, toda a equipe iria pensar sobre isso, e os caras responsáveis pela garantia de qualidade e segurança provavelmente pensariam sobre os problemas potenciais (ou pelo menos fazer uma tarefa para testar), certificando-se de que não haveria coisas inesperadas surgindo do nada.

No lado negativo, essa abordagem exigirá significativamente mais tempo para responder à pergunta final "quanto tempo levará?" e, uma vez que todos os membros da equipe estão ativamente envolvidos no processo de brainstorming, oferece menos controle sobre o projeto.

Essa abordagem deve ser usada quando você não está em prazos apertados (ou pelo menos têm tempo suficiente para planejar e analisar cuidadosamente tudo), e também ajudará a incentivar o trabalho em equipe dentro da organização, permitindo muito mais liberdade aos membros da equipe. É também uma boa abordagem se você não tem nenhum passado, projetos semelhantes para usar como guia e são completamente novos na esfera.

Uma vez que você tenha o número de tarefas, dependendo do método que você escolheu para ir, agora você pode decidir quanto tempo, recursos e orçamento eles precisarão ser concluídos.

Novamente, com Top-Down, você será capaz de obter as respostas rapidamente, mas haverá alguns erros de estimativa inevitáveis, uma vez que os detalhes das tarefas ainda estão para ser descobertos. Com Bottom-Up, você será capaz de chegar a uma resposta mais precisa, mas exigirá significativamente mais tempo para fazê-lo.

Investidores querem ter números precisos de custos e tempo, mas o nível de precisão deve ser equilibrado com as outras necessidades da organização. Priorizar suas prioridades será útil aqui também. Se o tempo é essencial, Top-Down pode ser a melhor maneira de abordar um projeto, enquanto quando figuras precisas são mais importantes, Bottom-Up pode ser o caminho a seguir.

Como vivemos em um mundo real (infelizmente), na maioria das vezes, nenhum dos trabalhos acima mencionados por conta própria, então usar uma mistura de ambos os métodos pode ser uma boa solução. Por exemplo, você pode dividir o projeto em algumas fases e implementar Top-Down para as fases que você sabe tudo, e pedir à sua equipe para pensar sobre aqueles com quem você se sente desconfortável.

Além disso, manter o controle do projeto será muito mais fácil do que se você simplesmente jogar tudo nas mãos da sua equipe. Ainda que todos eles se esforcem ao máximo para chegar à melhor solução, quando muitas pessoas estão trabalhando na mesma tarefa sem qualquer controle, as coisas são obrigadas a sair do controle mais cedo ou mais tarde.

Uma métrica bastante utilizada é a de Throughput (Vazão de itens entregues, no dia, na semana, mês…) onde é possível validar com os times se há um planejamento aderente às expectativas de trimestre dos clientes. 

E para te ajudar com a validação do planejamento, é interessante usar a planilha de Monte Carlo, nela você poderá informar a vazão semanal do seu time, os riscos que existem em volta do projeto e a quantidade de itens que você está planejando. Com base nestas informações a planilha faz cálculos estatísticos e com um certo grau de certeza (porcentagem) ela te informará quando conseguirá entregar o projeto.



Ou seja, você sairá do mundo de incertezas e subjetividades das estimativas e começará a trabalhar com dados históricos do seu time. Uma frase de efeito que gosto muito, deixa o seu sistema te contar e te direcionar no caminho.

Gostaríamos de ressaltar que todo planejamento nasce para ser replanejado, é muito importante o acompanhamento diário, ou ao menos semanal, pois ao longo da construção do produto surgirão dúvidas, impedimentos, novas definições e tudo aquilo que já estamos acostumados com o dia a dia do projeto. 

E tão quão importante é o acompanhamento se faz muito necessário que todos tenham o alinhamento do andamento do projeto,  algo que você pode se aprofundar neste tópico de Transparência em Gestão de Projetos.

Esperamos que tenha gostado deste conteúdo e que ele tenha sido útil para você. Continue nos acompanhando para mais dicas como esta!